Privacy Reglement

    Privacyreglement Hulp bij Hersenletsel (AVG) Register van verwerkingsactiviteiten

    Artikel 1. Begripsomschrijvingen

    In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen en termen het volgende verstaan:

    a. bijzondere persoonsgegevens: een gezondheidsgegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
    b. persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die al dan niet langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd, ongeacht of die registratie gecentraliseerd of verspreid is.
    c. cliënt: degene met wie of ten behoeve van wie door de verantwoordelijke een geneeskundige behandelingsovereenkomst is gesloten.
    d. verantwoordelijke: Praktijk Hulp bij Hersenletsel (HbH), die het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt.
    e. professional: de middels een contract als zzp’er, zonder werkgeversgezag, aan HbH verbonden, bij de uitvoering van de geneeskundige behandelingsovereenkomst betrokken, hulpverlener. Deze professional draagt dus zijn eigen professionele verantwoordelijkheid.
    f. verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens uit de registratie aan een derde.
    k. verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden of op enigerlei wijze te beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
    l. verwijzer: individuele, natuurlijke persoon die rechtmatig bevoegd is tot het doen van verwijzingen naar een ggz-instelling voor Basis- en/of specialistische ggz.

    Artikel 2.  Dossierplicht en doel van de persoonsregistratie

    1. De verantwoordelijke professional is als hulpverlener gehouden een dossier in te richten met betrekking tot de behandeling van de cliënt.
    2. Het doel van de persoonsregistratie is het aanleggen van waarborgen van een goede zorg en hulpverlening aan de cliënt, daaronder begrepen intercollegiale toetsing en kwaliteitsbewaking van de door de verantwoordelijke te leveren zorg, alsmede in het voorkomende geval het kunnen behandelen van klachten en procedures.
    3. In het dossier worden gegevens opgenomen omtrent de gezondheid van de cliënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen, alsmede andere gegevens voor zover die voor een goede hulpverlening noodzakelijk zijn is.
    4. Conform de Wgbo (wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) moeten patientengegevens 15 jaar worden bewaard, tenzij de patient/client anders aangeeft (zie artikel 5, punt 8). 4.  In dit reglement wordt niet beoogd om ten nadele van de cliënt van de wettelijke regeling af te wijken.

    Artikel 3.  Beroepsgeheim en verwerking persoonsgegevens

    1. De verantwoordelijke en iedere bij de behandeling betrokken hulpverlener hebben de plicht om te zwijgen over alles wat hen bekend wordt in het kader van de behandeling. Zij zijn hiervan slechts ontheven na toestemming van de cliënt, door een wettelijke plicht tot gegevensverstrekking, alsmede in het overleg met hulpverleners die deel uitmaken van de behandeleenheid en bij een ernstig conflict van plichten. De praktijkhouder heeft tot taak om de medewerkers van de praktijk HbH te wijzen op het afgeleid beroepsgeheim en toe te zien op het respecteren daarvan.
    2. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandelingsovereenkomst, of na toestemming van de cliënt, of indien dat noodzakelijk is ter bestrijding van een ernstig gevaar voor de gezondheid van de cliënt, of ter nakoming van een wettelijke plicht, of indien dit noodzakelijk is met het oog op het belang van een ander dan de cliënt en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt.
    3. De praktijkhouder, de professionals, de algemeen manager zijn slechts bevoegd tot verwerking van de persoonsgegevens, daaronder begrepen inzage in de persoonsregistratie, voor zover dat voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is.

    Artikel 4.  Verplichtingen van de verantwoordelijke

    1. De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de in de persoonsregistratie opgenomen gegevens. De gegevens worden digitaal opgeslagen op de door de verantwoordelijke daartoe voorgeschreven wijze.
    2. De verantwoordelijke draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de daarin opgenomen gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
    3. De verantwoordelijke kan een bewerker bij schriftelijke overeenkomst opdracht geven om, uitsluitend ten behoeve van de verantwoordelijke en in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement, persoonsgegevens uit de persoonsregistratie te verwerken. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat in de overeenkomst met een bewerker bepalingen worden opgenomen op grond waarvan de bewerker waarborgt dat eenzelfde bescherming van de persoonlijke levenssfeer geldt als die welke met dit reglement wordt beoogd.

    Artikel 5.  Rechten van de client Inzage en afschrift

    1. De cliënt heeft recht op inzage in en afschrift van de met betrekking tot zijn persoon in de persoonsregistratie verwerkte gegevens. De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
    2. Een verzoek om inzage of afschrift van de gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de praktijkhouder of de professional. Een verzoek om een specificatie van de financiële gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de algemeen manager. De gegevens worden slechts aan de cliënt verstrekt in persoon en nadat deze zich met een geldig legitimatiebewijs heeft  gelegitimeerd.
    3. De praktijkhouder/professional behandelt het verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken. Een weigering om aan het verzoek te voldoen wordt met redenen omkleed. Van het verlenen van inzage of afschrift wordt een aantekening gemaakt in de persoonsregistratie.
    4. Voor het verstrekken van een afschrift van de gegevens kunnen kosten in rekening gebracht worden, met inachtneming van het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene. De kosten bedragen op grond van dit Besluit (januari 2015) €0,23 per pagina met een maximum van €5,00 per digitaal bericht of indien kopieen op papier: minder dan 100 A4-tje, maximaal €5,-- en meer dan 100 A4-tje maximaal €22,50.

    Eigen verklaring en correctie
    5.  Op verzoek van de cliënt wordt aan de persoonsregistratie een eigen verklaring van de cliënt toegevoegd met betrekking tot de in de persoonsregistratie opgenomen gegevens. 
    6.  De client kan verzoeken correctie van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de persoonsregistratie zijn verwerkt. 
    7.  Een verzoek tot het toevoegen van een eigen verklaring of correctie van gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke of de professional. De verantwoordelijke behandelt het verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken. Een weigering om aan het verzoek te voldoen wordt met redenen omkleed. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, dan wordt daaraan zo spoedig mogelijk uitvoering gegeven.

    Verwijdering gegevens
    8.  Recht op vergetelheid: Op verzoek van de cliënt worden gegevens met betrekking tot de persoon van de cliënt uit de persoonsregistratie verwijderd, tenzij a. de wet het bewaren van de gegevens, ondanks een verzoek van de cliënt tot vernietiging of verwijdering, dwingend voorschrijft; b. een ander dan de cliënt een aanmerkelijk belang heeft bij het bewaren van de gegevens, of c. goed hulpverlenerschap aan de verwijdering of vernietiging in de weg staat.
    11.  Een verzoek tot verwijdering van gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de professional en met redenen omkleed.
    12.  De professional beslist binnen drie maanden op het verzoek. Van de beslissing wordt schriftelijk kennis gegeven aan de cliënt. Het verzoek en de beslissing worden bewaard en ook worden doorgegeven aan de praktijkhouder.
    Mededeling wijziging
    13.  De professional doet mededeling van de correctie of verwijdering van de persoonsgegevens aan degenen aan wie naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het desbetreffende verzoek tot correctie of verwijdering en in de sinds dat verzoek verstreken periode, de gegevens heeft verstrekt waarop de correctie of verwijdering betrekking heeft. De professional meldt aan de cliënt aan wie een dergelijke mededeling is gedaan.

    Artikel 6.  Verstrekking van gegevens aan derden

    1. Persoonsgegevens uit de persoonsregistratie worden slechts verstrekt aan derden met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 lid 1 van dit reglement omtrent het beroepsgeheim.
    2. Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere hulpverleners in het kader van het landelijk Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), tenzij de cliënt daartegen bezwaar heeft gemaakt. Gepseudonimiseerde gegevens die betrekking hebben op de voortgang van de behandeling en het resultaat (zoals bijvoorbeeld ROM-gegevens) worden met een sectorbrede databank gedeeld, onder andere om benchmarking mogelijk te maken.
    3. Cliënt kan bezwaar maken tegen het verstrekken van diagnostische gegevens op de factuur van de verzekeraar, zie hiervoor de procesbeschrijving privacyverklaring.

    Artikel 7.  Vertegenwoordiging wilsonbekwamen

    1. In het geval een meerderjarige cliënt niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake (wilsonbekwaam) en onder curatele of onder bewind is gesteld, worden de rechten van de cliënt als hiervoor omschreven uitgeoefend door de curator of de mentor.
    2. Ten aanzien van de meerderjarige wilsonbekwame cliënt die niet onder curatele of onder bewind is gesteld, kunnen de rechten van de cliënt worden uitgeoefend door een door de cliënt gemachtigde derde, of bij het ontbreken daarvan jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel van de cliënt, tenzij die persoon dat niet wenst, dan wel, indien ook zodanige personen ontbreken, jegens een ouder, kind, broer of zus van de cliënt, tenzij die personen dat niet wensen.

    Artikel 8.  Gegevensverstrekking na overlijden

    Het beroepsgeheim van de hulpverleners blijft ook na het overlijden van de cliënt van kracht. Nabestaanden en andere derden kunnen de hulpverlener niet van zijn beroepsgeheim ontheffen. Gegevens worden na het overlijden van de cliënt slechts verstrekt indien:

    a. de cliënt daartoe vóór het overlijden toestemming heeft gegeven;
    b. de toestemming van de cliënt kan worden verondersteld;
    c. een wettelijke plicht tot verstrekking van de gegevens bestaat;
    d. er een conflict van plichten bestaat ter voorkoming van ernstig nadeel bij een  derde of de cliënt zelf;
    e. er een zwaarwegend belang is dat noopt tot doorbreking van het beroepsgeheim.

    Artikel 9.  Bewaartermijn gegevens

    De wettelijke bewaartermijn voor medische gegevens is 15 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de gegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Wanneer de patient/client gebruik maakt van het recht op vergetelheid, gelden de regels genoemd onder artikel 5, punt 8.

    Artikel 10.  Geschillen

    1. Indien de professional een uit dit reglement voortvloeiende verplichting niet nakomt kan de geregistreerde zich met een klacht tot de praktijkhouder wenden.
    2. Een dergelijke klacht wordt behandeld overeenkomstig het door de praktijk Hulp bij Hersenletsel vastgestelde klachtenbeleid.

    Artikel 11.  Meldplicht Datalekken

    Wanneer er ondanks alle zorgvuldigheid onbedoeld privacy gevoelige informatie bij onbevoegden terecht is gekomen of heeft kunnen komen, is er sprake van een datalek. Een datalek moet direct gemeld worden aan de praktijkhouder. De praktijkhouder zal er samen met de professional, die zijn eigen professionele verplichting in deze heeft, voor zorg dragen dat het datalek gemeld wordt bij de Autoriteit persoonsgegevens en zo nodig aan de betrokken perso(o)n(en) wiens gegevens zijn gelekt.

    Artikel 12.  Slotbepalingen

    Dit reglement is ter inzage op de website van de praktijk Hulp bij Hersenletsel.

    © 2018 - Hulp Bij Hersenletsel